7 Wege wie KanBo die Herausforderungen von Business Process Reengineering erfolgreich meistert

Einleitende Definition einer Geschäftsaufgabe

Business Process Reengineering (BPR) ist eine Managementstrategie, die sich auf die grundlegende Überprüfung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens konzentriert. Ziel ist es, erhebliche Verbesserungen in den Bereichen Leistung, Qualität und Kosten zu erzielen. In der modernen Geschäftswelt ist BPR von entscheidender Bedeutung, da Unternehmen zunehmend komplexen und dynamischen Marktbedingungen ausgesetzt sind, die Flexibilität, Schnelligkeit und Effizienz erfordern. Ein erfolgreich implementiertes BPR kann Unternehmen dabei helfen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen und Wettbewerbsvorteile zu erlangen. Dennoch birgt die effektive Umsetzung von BPR Herausforderungen, wie etwa die Notwendigkeit, langjährige Empolyees um ihre gewohnten Prozesse zu bringen, die organisatorischen Veränderungen und die Integration neuer Technologien. Widerstand gegen Veränderungen und mangelnde Kommunikation können ebenfalls signifikante Hürden darstellen, die den Erfolg von BPR-Maßnahmen beeinträchtigen können.

Wie KanBo die wichtigsten Herausforderungen adressiert

KanBo ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das die spezifischen Anforderungen von Business Process Reengineering (BPR) adressiert, indem es die effiziente Arbeitskoordination, Echtzeit-Zusammenarbeit und fortschrittliche Berichterstellung unterstützt.

1. Arbeitskoordination

- Hierarchische Struktur: Die KanBo-Hierarchie mit Workspaces, Folders, Spaces und Cards ermöglicht eine präzise Organisation und Verwaltung von Projekten. Diese Struktur hilft BPR-Initiativen, indem sie klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definiert und so Prozesse effizienter gestaltet.

- Kanban Swimlanes: Diese Funktion bietet eine simultane vertikale und horizontale Gruppierung von Karten, was hilft, komplexe Arbeitsprozesse zu visualisieren und Engpässe zu identifizieren.

- Card-Beziehungen: Durch die Abbildung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben (Parent-Child, Next-Previous) unterstützt KanBo die detaillierte Planung und Sequenzierung von Geschäftsprozessen, die im Rahmen von BPR oft neu definiert werden müssen.

2. Echtzeit-Zusammenarbeit

- Aktivitätsstream: Der Card Activity Stream bietet ein Echtzeit-Protokoll aller Aktionen, was die Transparenz und Nachverfolgbarkeit innerhalb von BPR-Projekten erhöht.

- Kommentare und Erwähnungen: Diese Funktionen erleichtern die Echtzeit-Kommunikation und stellen sicher, dass Teammitglieder jederzeit auf dem neuesten Stand sind.

3. Berichterstellung und Analyse

- Gantt-Chart-Ansicht: Diese Ansicht ist unerlässlich für die zeitliche Planung und Überwachung von BPR-Projekten. Sie bietet eine chronologische Darstellung von Aufgaben und Projekten.

- Time-Chart und Forecast-Chart Ansichten: Mit diesen Tools können Unternehmen die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe überwachen, Engpässe identifizieren und Prognosen über den Projektfortschritt erstellen, was für BPR von entscheidender Bedeutung ist.

- Karten-Statistiken: Bietet tiefe Einblicke in den Lebenszyklus einer Aufgabe, was zur Analyse der aktuellen Prozessleistung und zur Identifikation von Verbesserungspotentialen beiträgt.

Unterstützung der spezifischen Herausforderungen des BPR-Managements

- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: KanBos Anpassungsmöglichkeiten ermöglichen es Unternehmen, die Plattform gezielt an die spezifischen Anforderungen neuer oder überarbeiteter Prozesse anzupassen.

- Integration: Die tiefe Integration mit Microsoft-Tools wie SharePoint und Office 365 maximiert die Produktivität durch nahtlose Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

- Datenmanagement: Mit der Möglichkeit, sensible Daten lokal zu speichern, während andere Daten in der Cloud verwaltet werden, bietet KanBo eine Lösung, die Compliance und Datensicherheit priorisiert.

Insgesamt bietet KanBo ein umfangreiches Set an Funktionen, das Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen von Business Process Reengineering zu bewältigen, indem es einen transparenten, kollaborativen und analytischen Ansatz für die Prozessverbesserung und -überwachung bereitstellt.

Flexible Installationsoptionen mit KanBo

KanBo bietet verschiedene Installationsoptionen an, um Unternehmen bei der Umsetzung von Business Process Reengineering (BPR) zu unterstützen. Jede dieser Optionen—On-Premise, GCC High Cloud, Cloud und Hybrid—bietet einzigartige Vorteile und eignet sich je nach unternehmensspezifischen Anforderungen hinsichtlich Datensicherheit, Kontrolle, Skalierbarkeit und Compliance.

On-Premise Installation

Die On-Premise-Installation ist die ideale Wahl für stark regulierte Organisationen und den öffentlichen Sektor. Hierbei behalten Unternehmen die vollständige Kontrolle über ihre Daten und Infrastruktur. Diese Option ist besonders für Unternehmen geeignet, die umfangreiche Kontrolle benötigen und sicherstellen möchten, dass sensible Informationen in ihrer verwalteten Umgebung verbleiben. Branchen, in denen Compliance, Sicherheit und Infrastruktursouveränität von höchster Bedeutung sind, profitieren von dieser Option.

Cloud Installation

Die Cloud-Installation ist optimal für eine schnelle und flexible Bereitstellung. Die KanBo-Software wird über einen Cloud-Anbieter zugänglich gemacht, der von Ihrem IT-Team verwaltet wird. Dies ermöglicht eine einfache Skalierbarkeit und den Zugriff auf KanBo von überall aus. Diese Variante ist ideal für Organisationen, die Agilität und Bequemlichkeit priorisieren und gleichzeitig auf zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen setzen.

GCC High Cloud Installation

Die GCC High Cloud-Installation richtet sich speziell an regulierte Industrien. Diese Option ermöglicht den sicheren Zugriff auf KanBo über die GCC High Cloud von Microsoft, welche speziell entwickelt wurde, um mit föderalen Standards wie FedRAMP, ITAR und DFARS konform zu sein. Sie ist optimal für Regierungsauftragnehmer, die Verteidigungsbranche und andere Industrien geeignet, die höchste Ansprüche an Datenschutz und Sicherheit stellen.

Hybrid Installation

Für Unternehmen, die maximale Flexibilität und Sicherheit wünschen, ist die Hybrid-Installation ideal. Hierbei werden zwei Instanzen von KanBo genutzt: eine selbstgehostete und eine, die auf der Infrastruktur von Microsoft, einschließlich GCC High Cloud, gehostet wird. Diese Konfiguration erlaubt es, empfindliche und nicht-empfindliche Daten zu trennen, während für beide Umgebungen Skalierbarkeit und robuste Sicherheit gewährleistet werden.

Welche Option ist für Ihr Unternehmen geeignet?

- Datensicherheit: Für maximale Datensicherheit ist die On-Premise-Option optimal, wohingegen die GCC High Cloud auch strenge Sicherheitsstandards erfüllt.

- Kontrolle: Unternehmen, die vollständige Kontrolle über ihre Infrastruktur wünschen, sollten die On-Premise-Installation in Betracht ziehen.

- Skalierbarkeit: Die Cloud- und Hybrid-Installationen bieten die größte Flexibilität hinsichtlich der Skalierbarkeit.

- Compliance: Für Organisationen mit spezifischen Compliance-Anforderungen, wie z.B. im Regierungsbereich, ist die GCC High Cloud Installation besonders geeignet.

Durch die sorgfältige Auswahl der passenden Installation kann KanBo effektiv dabei unterstützen, die Geschäftsprozesse zu optimieren und an moderne Herausforderungen anzupassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von KanBo

KanBo-Kochbuch für Business Process Reengineering (BPR)

Geschäftsproblem

Ein mittelständisches Unternehmen hat Schwierigkeiten bei der Effizienzsteigerung seiner Projektmanagement-Prozesse aufgrund mangelnder Transparenz, ineffektiver Kommunikation und unzureichender Task-Verfolgung. Die Herausforderung besteht darin, diese Prozesse zu re-strukturieren, um die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern.

KanBo-Funktionen und Prinzipien

Um die Herausforderungen zu bewältigen, können die folgenden KanBo-Funktionen genutzt werden:

- Hierarchie in KanBo: Workspaces, Folders, Spaces und Cards für klare Strukturierung.

- Integration und Anbindung: Echtzeit-Kommunikation and Integration mit Microsoft Ecosystem.

- Visualisierung von Arbeiten: Swimlanes, Gantt-Diagramme, und Mind Maps für bessere Sichtbarkeit.

- Erweiterte Funktionen: Datenabhängigkeiten, Vorlagen, Zeit- und Prognosediagramme.

Schritt-für-Schritt-Lösung für BPR

Vorbereitung

- Analyse der aktuellen Workflows: Bewerten Sie bestehende Prozesse, identifizieren Sie Engpässe, und sammeln Sie Feedback von Benutzern.

- Verstehen der KanBo-Elemente: Bevor Sie mit der Lösung beginnen, müssen Benutzer mit KanBos hierarchischer Struktur vertraut sein: Workspaces, Folders, Spaces, und Cards.

Schritte

1. Erstellung eines Workspaces zur Prozessverbesserung

- Gehen Sie auf das Hauptdashboard von KanBo.

- Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) oder „Neuen Workspace erstellen“.

- Geben Sie einen Workspace-Namen ein, beschreiben Sie den Zweck, und wählen Sie den Typ (z.B. Public, Private).

- Setzen Sie geeignete Berechtigungen für die Benutzer des Workspaces.

2. Gestaltung von Folders für verschiedene Projektbereiche

- Wählen Sie in der Sidebar den gewünschten Workspace aus.

- Erstellen Sie Folders, um verschiedene Projektbereiche nach Abteilungen oder Prozessen zu organisieren.

3. Einrichtung von Spaces für spezifische Projekte

- Erstellen Sie Spaces innerhalb der Folders, um spezifische Projekte oder Prozesse zu repräsentieren.

- Nutzen Sie Spaces mit Workflows und passen Sie Status an wie „To Do“, „In Bearbeitung“, und „Erledigt“.

4. Verwendung von Kanban-Swimlanes zur Visualisierung von Aufgaben

- Teilen Sie Aufgaben in Kategorien wie Prioritätsstufen oder Projektphasen auf.

- Nutzen Sie Swimlanes in den Spaces, um Aufgaben horizontal nach Abteilungen oder Zeilen zu gruppieren.

5. Erstellung und Zuweisung von Cards für spezifische Aufgaben

- Innerhalb eines Spaces, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) oder „Card hinzufügen“.

- Passen Sie die Card-Information an, fügen Sie Notizen, Anhänge, und To-Do-Listen hinzu.

- Nutzen Sie die Kommentarfunktion für Teamdiskussionen.

6. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

- Verwenden Sie @mentions, um Teamkollegen in Kommentaren zu markieren.

- Planen Sie eine Kickoff-Besprechung, um die Einführung von KanBo zu erläutern.

7. Effiziente Nutzung von Visualisierungen

- Nutzen Sie Gantt-Diagrammansichten für detaillierte Zeitplanung.

- Verwenden Sie Mind Maps, um Beziehungen zwischen verschiedenen Cards zu visualisieren und Brainstorming zu erleichtern.

8. Fortschrittsüberwachung und Anpassungen

- Setzen Sie Forecast- und Zeitdiagramme ein, um den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren.

- Beobachten Sie die KPI’s und passen Sie Prozesse bei Bedarf an.

9. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

- Sprechen Sie monatlich mit den Nutzern über die Effektivität der neuen Prozesse.

- Passen Sie Workflows und Rollen weiter an, um die Produktivität zu maximieren.

Schlussfolgerung

Durch die Implementierung dieser Lösung mit KanBo können Unternehmen ihre Projektmanagement-Prozesse effizient umstrukturieren. Durch klare Strukturen, verbesserte Kommunikation und Überwachung kann die Produktivität gesteigert und das Arbeitsumfeld positiv beeinflusst werden.

Hauptvorteile der Nutzung von KanBo

KanBo bietet zahlreiche Vorteile im Zusammenhang mit Business Process Reengineering (BPR). Hier sind die wichtigsten Vorteile aufgeführt, die zu Verbesserungen wie erhöhter Effizienz, besserer Entscheidungsfindung und verbesserter Zusammenarbeit führen:

1. Erhöhte Effizienz:

KanBo organisiert Aufgaben in einer klaren Hierarchie von Workspaces, Folders, Spaces und Cards. Diese Struktur ermöglicht es Unternehmen, ihre Workflows leicht zu visualisieren und zu verwalten. Durch die klare Organisation können Aufgaben effizienter bearbeitet werden, da jedes Teammitglied genau weiß, wo seine Aufgaben liegen und wie sie in das Gesamtprojekt integriert sind. Beispielsweise kann ein Marketing-Team einen Workspace für eine Kampagne erstellen und dabei Spaces für verschiedene Projekte innerhalb dieser Kampagne anlegen. Cards für individuelle Aufgaben wie Social-Media-Posts oder SEO-Analysen erleichtern die Verwaltung und Bearbeitung dieser Projekte.

2. Bessere Entscheidungsfindung:

KanBo's erweiterte Funktionen wie Work Progress Calculation und die Forecast Chart ermöglichen es Teams, datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Diese Tools bieten Einblicke in den Fortschritt von Projekten und helfen, zukünftige Entwicklungen abzuschätzen. Angenommen, ein Projektteam im IT-Bereich muss ein Software-Release planen, können sie mithilfe der Forecast Chart erkennen, ob sie im Zeitplan liegen oder Anpassungen notwendig sind, um Zieltermine einzuhalten.

3. Verbesserte Zusammenarbeit:

KanBo bietet mehrere Kommunikations- und Zusammenarbeitstools, z.B. das Kommentarsystem mit der Möglichkeit zum @mention von Teammitgliedern, sowie das Teilen von Dokumenten direkt innerhalb der Cards. Diese Funktionalitäten fördern eine effektive Zusammenarbeit, indem sie den Austausch von Informationen nahtlos integrieren. Ein Beispiel wäre ein Produktentwicklungsteam, das über die KanBo-Plattform zusammenarbeitet, um Prototypen iterativ zu entwickeln, indem sie direkt Feedback und Anpassungsvorschläge über die Plattform geben und diskutieren.

4. Anpassungsfähigkeit durch Integration und Hybrid-Umgebung:

Unternehmen können KanBo sowohl in der Cloud als auch On-Premises verwenden, was Flexibilität bietet und gleichzeitig die Einhaltung rechtlicher und geografischer Datenanforderungen gewährleistet. Diese Hybrid-Umgebung bedeutet, dass Unternehmen ihre individuelle Datenmanagement-Strategie verfolgen können, ohne die Funktionalität zu opfern. Ein Unternehmen könnte sensible Kundeninformationen auf eigenen Servern speichern, während andere weniger empfindliche Daten in der Cloud verwaltet werden, um die Vorteile beider Welten zu nutzen.

5. Einfache und schnelle Anpassung an individuelle Anforderungen:

Die Möglichkeit, Work- und Space-Templates zu erstellen, erlaubt es Unternehmen, ihre spezifischen Prozessen effizient nachzubilden. Beispielsweise kann ein Vertriebsteam eine Template für den Verkaufsprozess erstellen, die dann für jeden neuen Lead als Grundlage dient, sodass kein Arbeitsschritt übersehen wird und gleichzeitig der Arbeitsablauf standardisiert wird.

Durch diese Vorteile trägt KanBo entscheidend zur Optimierung von Geschäftsprozessen bei, indem es die Arbeitsabläufe optimiert, Entscheidungsprozesse verbessert und eine effiziente Zusammenarbeit fördert. Unternehmen, die BPR implementieren, finden in KanBo ein leistungsstarkes Tool, das ihnen hilft, ihre Geschäftsziele effizienter zu erreichen.

KanBo in der Praxis

Hypothetisches Praxisbeispiel: Business Process Reengineering (BPR) mit KanBo

Ein Unternehmen namens "TechSolutions GmbH" beschließt, Business Process Reengineering (BPR) mit KanBo durchzuführen, um seine internen Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie beabsichtigen, ihre Kundenserviceabteilung zu analysieren und zu verbessern. Der Prozess wird durch verschiedene Teams und Phasen gesteuert, die durch KanBo organisiert werden.

Einrichtung von KanBo für BPR:

1. Erstellung eines Workspaces:

- "TechSolutions BPR" wurde als Workspace erstellt. Er umfasst alle BPR-Projekte, die im Unternehmen durchgeführt werden.

- Der Workspace ist als "Org-wide" konfiguriert, um eine transparente Zusammenarbeit zu gewährleisten.

2. Erstellung von Ordnern:

- Innerhalb des Workspaces werden verschiedene Ordner für spezifische Projekte erstellt, z.B. "Kundenservice BPR".

3. Erstellung von Spaces:

- Ein Space wird für das Projekt "Kundenservice BPR" erstellt, um spezifische Projektaktivitäten zu organisieren.

- Der Space ist als "Spaces with Workflow" konfiguriert, um den Fortschritt des Projekts vom Anfang bis zum Ende zu visualisieren.

Detaillierte Workflows und Interaktion innerhalb von KanBo:

1. Analysephase:

- Status: "To Do", "In Analysis", "Completed"

- Teammitglieder interagieren über Kommentare auf den Cards und nutzen die Erwähnungsfunktion für gezielte Diskussionen.

- Analyseergebnisse werden als Dokumente angehängt und direkt in den Karten dokumentiert.

2. Redesign-Phase:

- Status: "Concept Development", "Feedback", "Finalized"

- Kreative Brainstormings finden in virtuellen Meetings via Microsoft Teams statt, integriert mit KanBo.

- KanBo-Cards werden für Entwürfe und Prototypen erstellt und visualisiert.

3. Implementierungsphase:

- Status: "To Implement", "In Progress", "Implemented"

- Auf Karten werden detaillierte To-Do-Listen gepflegt, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe übersehen wird.

- Nutzeranalysen und Tests der neuen Prozesse erfolgen durch externe Stakeholder, die in den Space eingeladen und auf speziellen Aufgaben umgesetzt werden.

4. Review- und Optimierungsphase:

- Status: "Under Review", "Optimized", "Closed"

- Fortschritte werden mit der Forecast Chart-Funktion von KanBo erfasst, um Projektergebnisse zu verfolgen.

- Erkenntnisse und Gewonnene Daten werden in einer abschließenden Retrospektive in KanBo dokumentiert.

Zusammenarbeitstools und Aktualisierung der Status:

- Aktivitätsstrom: Ermöglicht den Teams, in Echtzeit über alle Änderungen informiert zu bleiben.

- Dokument Anhänge: Dokumente und Dateien, die mit dem Projekt in Verbindung stehen, werden innerhalb der Cards organisiert.

- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatische Updates und Erinnerungen für Fälligkeitstermine sichern die Einhaltung von Deadlines.

- Berichterstattung und Analyse: Fortschrittsdaten werden in Echtzeit präsentiert, was es dem Management ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Nutzung der umfangreichen Funktionen von KanBo gelingt es TechSolutions GmbH, einen nahtlosen und effizienten BPR-Prozess zu implementieren. Der resultierende optimierte Kundenservice verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Kundenzufriedenheit, indem Vorgänge beschleunigt und Kundenanliegen effektiver gelöst werden.

Strategischer Wert der KanBo-Implementierung

Um zu verstehen, wie die Nutzung von KanBo für Business Process Reengineering (BPR) mit den langfristigen Unternehmenszielen übereinstimmt und zu diesen beiträgt, müssen wir uns die Hauptmerkmale von KanBo ansehen und wie diese die Neugestaltung von Geschäftsprozessen unterstützen.

Übereinstimmung mit Unternehmenszielen

1. Strategische Ausrichtung und Transparenz: KanBo integriert sich tief in bestehende Microsoft-Systeme und bietet eine Echtzeit-Visualisierung von Arbeitsabläufen, was eine klare Verbindung zwischen täglichen Operationen und strategischen Unternehmenszielen schafft. Diese Transparenz ist entscheidend für BPR, da sie es ermöglicht, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und durch optimierte Abläufe zu ersetzen.

2. Effiziente Nutzung von Ressourcen: Durch die Hierarchie von Workspaces, Folders, Spaces und Cards ermöglicht KanBo eine präzise Organisation und Zuweisung von Ressourcen. Dies stimmt mit Unternehmenszielen überein, die auf Effizienz und Effektivität abzielen und zu einer besseren Ressourcenverwaltung führen.

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Mit Möglichkeiten zur Anpassung und Nutzung sowohl von On-Premises- als auch Cloud-Umgebungen kann KanBo flexibel an unterschiedliche Geschäftsbedingungen und -bedürfnisse angepasst werden. Diese Flexibilität ist entscheidend für BPR, da es häufig eine Neugestaltung und Anpassung von Prozessen erfordert.

Unterstützung von Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit und Wettbewerbsvorteilen

1. Skalierbarkeit: Die hybride Infrastruktur von KanBo ermöglicht es Unternehmen, sowohl interne als auch externe Anforderungen ohne Einschränkungen zu skalieren. Die Toolbox für fortgeschrittene Features wie Space Templates und Kard-Templates unterstützt die Skalierbarkeit, da sie standardisierte Workflows und Aufgabenstrukturen einführen.

2. Anpassungsfähigkeit: KanBo bietet durch seine benutzerdefinierten Workflows und die umfassende Kommunikationstools eine einfache Anpassung an sich ändernde Geschäftsbedingungen. Durch die Möglichkeit, schnelle Änderungen in Prozessen mittels Cards und Spaces vorzunehmen, können Unternehmen problemlos auf Marktveränderungen reagieren.

3. Wettbewerbsvorteile: Durch die nahtlose Integration und die erweiterten Kollaborationsfunktionen von KanBo wird die Barriere für innovationsgetriebene Geschäftsprozesse gesenkt. Dies kann zu Wettbewerbsvorteilen führen durch schnelle Anpassungen und Verbesserungen in Geschäftsabläufen, die direkt den Marktanforderungen entsprechen.

Strategische Vorteile und nachhaltiges Wachstum

1. Kontinuierliche Verbesserung: KanBo ermöglicht durch seine Monitoring- und Analysefunktionen eine kontinuierliche Beobachtung und das Feedback zu Prozessen (bspw. durch den Forecast Chart). Diese Funktion fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und unterstützt langfristige Wachstumsziele.

2. Effiziente Kommunikation: Mit KanBo wird eine erweiterte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisation gefördert, was Einschränkungen bei der koordinierung der Geschäftsprozessen mindert und ein nachhaltigeres und kooperatives Geschäftsmodell ermöglicht.

3. Datengetriebene Entscheidungen: Dank der detaillierten Berichts- und Visualisierungsfunktionen können Unternehmen auf datengetriebenen Entscheidungen basieren und präzise Veränderungen in den Geschäftsprozessen vornehmen.

Die Anwendung von KanBo im Zusammenhang mit BPR kann daher als Katalysator für die Erreichung langfristiger Unternehmensziele betrachtet werden, indem sie Effizienz, Anpassungsfähigkeit und strategische Wachstumschancen fördert.

Glossar und Begriffe

Einleitung

KanBo ist eine leistungsstarke Plattform zur Koordination von Arbeitsabläufen und zur Verbindung von Unternehmensstrategie mit täglichen Operationen. Es ermöglicht Organisationen, ihre Arbeitsprozesse effektiv zu managen und dabei Strategieziele transparent und effizient zu erreichen. Mit seiner tiefen Integration in Microsoft-Produkte bietet KanBo umfassende Funktionen für die Visualisierung von Arbeit, Aufgabenmanagement und Kommunikation. Im folgenden Glossar werden wesentliche Begriffe und Funktionen von KanBo definiert und erläutert.

Glossar

- Workspace

- Ein übergeordnetes Element, das alle relevanten Spaces für ein spezifisches Projekt, Team oder Thema organisiert. Es erleichtert die Navigation und Zusammenarbeit, indem es die Zugriffskontrolle und Team-Zugehörigkeit verwaltet.

- Space

- Ein Bereich innerhalb eines Workspace, der Karten in einer individuellen Struktur ordnet. Spaces repräsentieren typischerweise Projekte oder spezifische Schwerpunktbereiche und ermöglichen kollaboratives Aufgabenmanagement.

- Card

- Die kleinste und grundlegendste Einheit in KanBo, die Aufgaben oder andere zu verwaltende Aspekte darstellt. Karten enthalten wichtige Informationen wie Notizen, Dateien, Kommentare und Checklisten.

- Card Status

- Zeigt den aktuellen Zustand oder das Stadium einer Karte an, was hilft, die Arbeit zu organisieren. Verschiedene Zustände wie "Zu erledigen" oder "Abgeschlossen" unterstützen die Fortschrittsanalyse und Prognosen.

- Card Relation

- Eine Verbindung zwischen Karten, die eine Abhängigkeit begründet. Dies ermöglicht es, größere Aufgaben in kleinere zu unterteilen und die Reihenfolge der Abarbeitung zu klären.

- Card Date

- Datenelemente innerhalb von Karten, die zur Markierung von Meilensteinen im Arbeitsprozess genutzt werden.

- Card Blocker

- Bezeichnet ein Problem oder Hindernis, das das Fortschreiten einer Aufgabe verhindert. Blocker können lokal, global oder On-Demand kategorisiert werden, um Stillstandsgründe transparent zu machen.

- Card Activity Stream

- Ein Echtzeit-Protokoll aller Aktivitäten und Aktualisierungen zur spezifischen Karte, das die Historie von Änderungen verfolgt und Transparenz bietet.

- Grouping

- Eine Sammlung verwandter Karten zur Organisation und Verwaltung innerhalb eines Space. Gruppierungen helfen, Karten nach Benutzern, Status, Fälligkeitsterminen oder benutzerdefinierten Feldern zu ordnen.

- Kanban Swimlanes

- Horizontale Unterteilungen innerhalb einer Kanban-Ansicht, die unterschiedliche Kategorien von Kartengruppierungen darstellen. Dies ermöglicht eine gleichzeitige vertikale und horizontale Gruppierung von Karten.

- Gantt Chart View

- Eine Ansicht in Form eines Balkendiagramms, die alle zeitabhängigen Karten chronologisch darstellt und sich für komplexe, langfristige Planungen eignet.

- Mind Map View

- Eine grafische Darstellung der Beziehungen zwischen Karten, die zur Planung und Strukturierung von Aufgaben auf einer Leinwand dient.

- Card Statistics

- Bietet analytische Einblicke in den Lebenszyklus einer Karte durch visuelle Darstellungen und stündliche Übersichten.

- Time Chart View

- Ermöglicht das Nachverfolgen und Analysieren der Bearbeitungszeit von Karten innerhalb des Workflows, bietet Einblicke in Durchlauf- und Reaktionszeiten.

- Forecast Chart View

- Eine visuelle Darstellung des Projektfortschritts und der datengesteuerten Prognosen, basierend auf historischer Geschwindigkeit, zur Überwachung von erledigter Arbeit und verbleibenden Aufgaben.

Dieses Glossar bietet eine Übersicht über die wesentlichen Funktionen von KanBo und hilft Nutzern, die Plattform effektiver zu nutzen.