5 Wege Wie Professionelles Management von Informationen Den Unternehmenserfolg Maximiert

Einführung: Den Rahmen für eine Strategie-gesteuerte EIM schaffen

In der heutigen Geschäftswelt ist das Management von Informationen ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Enterprise Information Management (EIM) ist der Schlüssel, um Informationen als strategisches Kapital effektiv zu nutzen und in die Unternehmensstruktur zu integrieren. Dieser Leitfaden beleuchtet die zentrale Rolle von EIM bei der Ausrichtung strategischer Unternehmensziele mit den täglichen operativen Aktivitäten und bietet praktische Einblicke, wie Unternehmen EIM implementieren und optimieren können, um bessere Entscheidungen zu treffen und innovative Lösungen zu fördern.

EIM geht weit über simples Datenmanagement hinaus. Es umfasst die Integration von Daten-Governance, Content-Management, Informationsarchitektur und Business Intelligence über alle Abteilungen hinweg, um einen nahtlosen Informationsfluss sicherzustellen. Ein strukturierter Ansatz für das Informationsmanagement ermöglicht es Unternehmen, Silos aufzubrechen, was die Zusammenarbeit fördert und sicherstellt, dass alle Geschäftsaktivitäten auf präzisen und relevanten Informationen basieren.

Dieser Leitfaden ist darauf ausgerichtet, Fachleute direkt anzusprechen und ihnen die Bedeutung eines gut strukturierten EIM-Ansatzes zu vermitteln. Von der Datenqualität und -sicherheit bis hin zur Implementierung von Best Practices – hier wird aufgezeigt, wie Unternehmen ihre Informationsarchitektur effektiv gestalten können, um strategische Einsichten in operative Exzellenz zu verwandeln. Die praxisnahen Einblicke, die dieser Leitfaden bietet, sind darauf ausgelegt, Ihnen zu helfen, EIM als entscheidendes Instrument in Ihrer Organisation zu implementieren und zu nutzen, um nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten.

1. Integration der Strategie in das Enterprise Information Management

Als Senior Group Leader für Molekularbiologie werden Sie eine Schlüsselrolle in der Leitung des Trait Creation Teams spielen. Ihre Hauptaufgabe wird es sein, die Molekularbiologie-Gruppe zu führen und sicherzustellen, dass F&E-Projekte kosteneffizient, schnell und qualitativ hochwertig umgesetzt werden.

Um dies zu erreichen, müssen Sie die Dimension und Expertise der Gruppe in Einklang mit den kurz-, mittel- und langfristigen Geschäftsanforderungen ausbalancieren und gleichzeitig die Innovationsstrategie der Plattform durch Entwicklung, Planung, Kommunikation und Führung vorantreiben. Es ist entscheidend, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das differenzierende Innovationen ermöglicht, minimalen F&E-Zeitaufwand garantiert und eine hohe Vorhersagekraft der Forschungsergebnisse sicherstellt.

Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Verantwortung wird die Entwicklung, Implementierung und Aufrechterhaltung einer nachhaltigen und wettbewerbsfähigen Strategie für molekularbiologische Expertise sein. In Zusammenarbeit mit digitalen Experten definieren Sie die Vision und Strategie zur Verbesserung datengesteuerter und automatisierter Workflows und sorgen für deren Umsetzung sowie die Motivation des Teams.

Darüber hinaus liegt es in Ihrem Aufgabenbereich, den Bedarf zu überprüfen und Ressourcen zu F&E-Projekten zuzuweisen, damit die Geschäftsziele erreicht werden können.

2. Geschäftliche Innovation durch Strategie-gesteuerte EIM fördern

Um die Innovationskraft Ihres Teams oder Ihrer Abteilung durch strategiegetriebenes Enterprise Information Management (EIM) zu stärken, sollten Sie einige konkrete Schritte unternehmen. Beginnen Sie mit der Datenanalyse innerhalb Ihres EIM-Systems, um neue Chancen zu identifizieren. Nutzen Sie Werkzeuge zur Datenvisualisierung und Big Data-Analysen, um umfassende Muster und Anomalien in Ihren Daten herauszufiltern. Diese Analysen können beispielsweise zeigen, welche Forschungsprojekte die höchsten Erfolgsraten haben oder welche Prozesse ineffizient sind und verbessert werden sollten.

Setzen Sie prädiktive Analysen ein, um Trends zu antizipieren, die strategische Anpassungen erfordern könnten. Indem Sie prädiktive Modelle und Algorithmen innerhalb des EIM implementieren, können Sie vorhersagen, welche Bereiche in naher Zukunft Innovationsmöglichkeiten bieten und Ihre Ressourcen entsprechend umverteilen.

Fördern Sie innerhalb Ihres Teams eine Kultur der Innovation, indem Sie strategiegetriebene Erkenntnisse klar kommunizieren und die Beteiligung an Entscheidungsprozessen fördern. Entwickeln Sie einen offenen Austausch von Ideen und schaffen Sie Anreize für kreative Lösungen auf Basis von Daten und Markteinblicken. Prozesse innerhalb des EIM wie regelmäßige Strategie-Reviews, Feedback-Schleifen und Workshops zum Wissensaustausch sind dabei wertvoll, um kontinuierliche Innovation und strategische Verfeinerung zu unterstützen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugang zu den relevanten Informationen hat und diese in ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren kann. Organisieren Sie Schulungen und Arbeitsgruppen in Zusammenarbeit mit digitalen Experten, um die Vision und Strategie für datengestützte und automatisierte Abläufe weiterzuentwickeln und umfassend im Team zu verankern. Durch den bewussten Einsatz von EIM zur Verbesserung der Transparenz und Entscheidungsfindung wird Ihre Abteilung in der Lage sein, proaktiv auf Veränderungen im Markt zu reagieren und Innovationen voranzutreiben.

3. Die Rolle von Menschen und Technologie in einer strategiegetriebenen EIM

Um Menschen und Technologie effektiv in ein strategiegetriebenes Enterprise Information Management (EIM)-Framework zu integrieren, muss ein datenkundiges Team sorgfältig aufgebaut werden, indem schrittweise Fortschritte bei der Nutzung und Implementierung fortschrittlicher Technologien gemacht werden. Beginnen Sie damit, die Mitarbeiter auszubilden und ihre Kompetenzen in Bezug auf Datenanalyse, Datenmanagement und technologische Tools zu erweitern. Dies kann durch Workshops, Online-Kurse oder Mentoring-Programme erfolgen, die sich auf die Datenkompetenz und die Nutzung von EIM-Technologien konzentrieren.

Gleichzeitig sollten Sie starke Kommunikationskanäle schaffen, um den nahtlosen Informationsfluss zwischen Teams zu gewährleisten und den strategischen Zielen gerecht zu werden. Fördern Sie eine Kultur, die datengestützte Entscheidungen und eine agile Arbeitsweise unterstützt. Es ist wichtig, EIM systematisch in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren, indem Dokumentationen und Best-Practice-Leitfäden bereitgestellt werden, die den Mitarbeitern den Zugang zu relevanten Informationen erleichtern.

Bei der Einführung und Integration von Technologien wie KanBo sollten Sie sicherstellen, dass diese Technologien mit den übergeordneten strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Beginnen Sie mit der Evaluierung der spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation und wählen Sie Technologien aus, die Flexibilität bieten und sich leicht in bestehende Systeme integrieren lassen. Die Implementierung von KanBo kann durch das Einrichten von Workspaces und die Anpassung von Funktionen wie Karten und Vorlagen erfolgen, um den Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Nutzen Sie KanBos Fähigkeit zur nahtlosen Integration mit Microsoft-Produkten, um eine konsistente Benutzererfahrung zu ermöglichen und operative Effizienzen zu steigern.

Um die Zusammenarbeit durch Daten und Technologie zu verbessern, sollten Sie regelmäßige Teammeetings abhalten, um die Nutzung der Plattform zu besprechen und Rückmeldungen zu sammeln. Dies fördert kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen der EIM-Prozesse an das sich entwickelnde Arbeitsumfeld. Durch die regelmäßige Analyse von Metriken können Sie den Fortschritt verfolgen, die Teamleistung messen und datengesteuerte Entscheidungen treffen, die die Umsetzung Ihrer strategischen Ziele weiter fördern.

4. Wenn Strategie auf Analyse trifft: Entscheidungsfindung durch EIM verbessern

Um EIM zur Verbesserung der Entscheidungsfindung effektiv zu nutzen, sollte ein Professional ein strukturiertes Vorgehen zur Integration und Nutzung von Echtzeitdaten etablieren. Der erste Schritt besteht darin, den Zugang zu Unternehmensdaten über das EIM-System zu sichern. Dies beinhaltet die Einrichtung von Schnittstellen, die den Zugriff auf Echtzeitdatenquellen ermöglichen, und die Implementierung von Data-Governance-Richtlinien, um die Datenqualität und -sicherheit zu gewährleisten. Das nächste Ziel ist es, Daten in nutzbare Informationen zu transformieren. Hierbei kommen Business-Intelligence-Tools ins Spiel, die helfen, Rohdaten in verständliche, visuelle Dashboards und Berichte umzuwandeln. Diese Tools sollten so konfiguriert werden, dass sie automatisiert aktuelle Daten sammeln und anzeigen, um fundierte Echtzeitentscheidungen zu erleichtern.

Prädiktive Analysen sollten in den Entscheidungsprozess integriert werden, um zukünftige Trends und Muster zu erkennen. Dies erfordert die Entwicklung und Integration von Analysemodellen, die auf historischen Daten aufbauen und maschinelles Lernen nutzen, um Vorhersagen zu treffen. Die Analysen müssen regelmäßig re-evaluiert und verfeinert werden, um ihre Treffsicherheit und Relevanz zu gewährleisten.

Best Practices beinhalten die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie die EIM-Tools effektiv nutzen können, sowie die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, um die Systeme und Prozesse an sich ändernde Unternehmensbedürfnisse anzupassen. Ein praktisches Beispiel könnte die Einführung eines Dashboards sein, das die Effektivität von Marketingkampagnen in Echtzeit misst und dadurch strategische Anpassungen innerhalb kürzester Zeit ermöglicht. So kann das Unternehmen auf Marktveränderungen agil reagieren und seine Strategie entsprechend anpassen.

Schließlich sollte EIM als integraler Bestandteil der Geschäftsstrategie betrachtet werden und auf die Unternehmensziele abgestimmt sein, um sicherzustellen, dass jede Entscheidung auf den genauesten und aktuellsten Informationen basiert. Dies erfordert die Zusammenarbeit zwischen EIM-Experten, IT, und den Fachabteilungen, um eine nahtlose Einbindung der Informationstechnologie in die Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Indem ein Unternehmen diese Methodologie verfolgt, kann es die Entscheidungsfindung wesentlich verbessern und seine Wettbewerbsfähigkeit steigern.

5. Die Lücke zwischen Strategie und täglichem Geschäft mit EIM schließen

Eine Professional kann EIM (Enterprise Information Management) nutzen, um sicherzustellen, dass das tägliche Geschäft nahtlos mit den langfristigen strategischen Zielen einer Organisation im Einklang steht. Durch die Einrichtung von Arbeitsabläufen im EIM, die direkt auf strategische Initiativen ausgerichtet sind, kann gewährleistet werden, dass jede Aufgabe und jedes Projekt auf die übergeordneten Ziele hin ausgerichtet wird. Um dies zu erreichen, sollten Aufgabenverwaltungssysteme so gestaltet und strukturiert werden, dass sie die strategischen Ziele widerspiegeln. Hierbei können spezifische Workflows aufgebaut werden, die die wichtigsten Schritte zur Erreichung dieser Ziele abbilden.

Das EIM-Dashboard oder geeignete Berichtstools sind entscheidend, um den Fortschritt gegenüber den strategischen Zielen zu verfolgen. Sie ermöglichen es, durch eine visuelle Darstellung den aktuellen Stand von Projekten zu überwachen und Daten in Echtzeit zu analysieren. Tools wie KanBo bieten beispielsweise eine Kanban-Ansicht, um Aufgaben durch verschiedene Phasen visuell zu verfolgen, oder ein Gantt-Diagramm, das hilft, Zeitpläne besser zu verwalten. Darüber hinaus können diese Dashboards genutzt werden, um operative Aufgaben anzupassen und sicherzustellen, dass sie mit den sich ändernden Strategien des Unternehmens im Einklang bleiben. Durch eine regelmäßige Überprüfung der Dashboards und Berichte können Verantwortliche frühzeitig erkennen, wo Anpassungen notwendig sind, und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um die reibungslose Umsetzung strategischer Zielsetzungen zu gewährleisten.

6. Die KanBo-Lösung: Praktische Anwendung zur Verknüpfung von Strategie und täglichem Geschäft

Praktischer Leitfaden zur Nutzung von KanBo zur Verknüpfung strategischer Ziele mit dem Tagesgeschäft

Strategische Ziele durch die tägliche Arbeit umzusetzen, stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. KanBo bietet die perfekte Lösung, um diese Lücke zu schließen, indem es Strategien in die tägliche Arbeit integriert und für alle Beteiligten transparent macht. Hier ist ein Leitfaden, wie Sie KanBo effektiv einrichten und nutzen können, um Ihre strategischen Ziele nahtlos mit dem Tagesgeschäft zu verbinden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Aufgabenverwaltungssystems von KanBo

1. Erstellen Sie ein Workspace:

- Gehen Sie zum Haupt-Dashboard und klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) oder auf "Neuen Workspace erstellen".

- Benennen Sie den Workspace, geben Sie eine Beschreibung an und legen Sie den Typ fest (Privat, Öffentlich oder Organisation).

- Weisen Sie Berechtigungen zu, indem Sie Rollen wie Besitzer, Mitglied oder Besucher vergeben.

2. Einrichten von Folders:

- Navigieren Sie in der Seitenleiste zu "Workspaces & Spaces" und wählen Sie den gewünschten Workspace aus.

- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie "Neuen Ordner hinzufügen". Benennen Sie den Ordner und fügen Sie ihn hinzu.

- Strukturieren Sie Ihre Projekte, indem Sie Spaces innerhalb der Ordner organisieren.

3. Erstellen Sie Spaces:

- Erstellen Sie Spaces je nach Projektanforderung:

- Spaces mit Workflow: Für strukturiertes Projektmanagement; passen Sie Status wie "To Do", "In Bearbeitung" und "Erledigt" an.

- Informational Space: Für statische Informationen; nutzen Sie Gruppen zur Kategorisierung.

- Multidimensional Space: Kombiniert Workflow und Informationen.

- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) oder "Space hinzufügen", geben Sie einen Namen und eine Beschreibung an und weisen Sie Benutzerrollen zu.

4. Karten hinzufügen und anpassen:

- Erstellen Sie Karten innerhalb der Spaces durch Klicken auf das Plus-Symbol (+) oder "Karte hinzufügen".

- Personalisieren Sie Kartendetails, fügen Sie Elemente hinzu und passen Sie den Status der Karte an.

5. Einladen von Benutzern und Kickoff-Meeting:

- Laden Sie im Space-Teammitglieder ein, weisen Sie Rollen zu und fügen Sie Benutzer zu Karten hinzu.

- Organisieren Sie ein Kickoff-Meeting zur Einführung von KanBo, erklären Sie dessen Funktionen und bieten Sie eine praktische Schulung an.

Nutzung der Berichts- und Visualisierungstools zur Echtzeitverfolgung

- Kanban-Ansicht: Verfolgen Sie den Fortschritt von Aufgaben in verschiedenen Phasen. Karten können im Kanban-Board zwischen Spalten verschoben werden, um ihren Fortschritt darzustellen.

- Gantt-Diagramm-Ansicht: Ideal für langfristige Planungen, visualisieren Sie Projekte zeitabhängig.

- Vorhersagediagramm: Nutzen Sie historische Daten zur Erstellung von Prognosen über Projektabschlüsse.

- Kalenderansicht: Überprüfen Sie die zu erledigenden Aufgaben auf einem Kalender, um Fristen einzuhalten.

Kommunikation und Zusammenarbeit mittels KanBo

- Zuweisung von Karten: Teilen Sie Aufgaben Benutzern zu und nutzen Sie Kommentare zur Diskussion.

- Verwaltung von Dokumenten: Attachieren und bearbeiten Sie Dokumente direkt in Karten oder im Dokumentenbereich des Spaces. So bleibt alles zentral verfügbar.

- Aktivitätsstrom: Bleiben Sie informiert über alle Aktionen und Änderungen an einer Karte, was Transparenz und Rückverfolgbarkeit erhöht.

Umsetzbare Schritte zur Maximierung der Übereinstimmung zwischen Strategie und operativen Tätigkeiten

1. Visualisieren Sie strategische Ziele: Stellen Sie sicher, dass jeder Workspace ein klar definiertes strategisches Ziel hat, das mit täglichen Aufgaben verknüpft wird.

2. Berichterstattung und Feedback-Loops: Richten Sie regelmäßige Berichte ein und analysieren Sie den Fortschritt gegenüber den strategischen Zielen.

3. Regelmäßige Evaluierungen: Führen Sie regelmäßige Evaluierungen durch, um sicherzustellen, dass die Strategien und Ziele noch relevant und erreichbar sind.

4. Adaptive Workflows: Seien Sie bereit, Workflows anzupassen, um auf Änderungen in der Strategie oder im operativen Bereich zu reagieren.

Durch die strukturierte Nutzung von KanBo können strategische Ziele effektiv in den Alltag integriert werden, was zu einer verbesserten operativen Effizienz und einer erfolgreichen Strategieumsetzung führt.

7. Das KanBo-Kochbuch: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Nutzung von KanBo in einem strategiegetriebenen EIM-Kontext

KanBo-Kochbuch: Lösung für Enterprise Information Management (EIM)

Einführung in die verwendeten KanBo-Funktionen

Um die Implementierung korrekt durchzuführen, sollten Sie mit folgenden KanBo-Funktionen vertraut sein:

- Spaces und Cards: Grundlegende Einheiten zur Repräsentation von Projekten und Aufgaben, die Informationen wie Notizen, Dateien und Checklisten enthalten.

- Visualization Views: Kanban, Gantt Chart, Mind Map, Timeline und Calendar Views zur Darstellung von Workflows und Aufgaben.

- Card Status und Card Relation: Zur Verfolgung des Aufgabenfortschritts und zur Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.

- Card Templates und Card Activity Stream: Vorlagen für standardisierte Kartenlayouts und Echtzeit-Protokollierung der Aktivitäten zu einer Karte.

Strukturierte Lösung für EIM mit KanBo

1. Erstellung der Grundstruktur in KanBo

1.1 Erstellen eines Workspace

- Schritt 1: Navigieren Sie zum Haupt-Dashboard, klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) oder "Neuen Workspace erstellen".

- Schritt 2: Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Workspace ein und wählen Sie den Workspace-Typ (Privat, Öffentlich, Firmenweit).

- Schritt 3: Setzen Sie Benutzerberechtigungen, indem Sie Rollen wie Besitzer, Mitglied oder Besucher zuweisen.

1.2 Folders und Spaces einrichten

- Schritt 1: Gehen Sie zur Seitenleiste, navigieren Sie zu Workspaces & Spaces, und wählen Sie den gewünschten Workspace.

- Schritt 2: Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, wählen Sie "Neuen Ordner hinzufügen", geben Sie den Namen ein und fügen Sie hinzu.

- Schritt 3: Fügen Sie Spaces innerhalb von Ordnern hinzu, um spezifische Projekte oder Fokusbereiche zu repräsentieren.

2. Nutzung von Visualisierungstools zur Verbesserung der Übersicht

2.1 Auswahl des passenden Views

- Kanban View: Verwenden Sie den Kanban-Ansicht, um Aufgaben durch verschiedene Phasen eines Workflows zu visualisieren.

- Gantt Chart View: Nutzen Sie Gantt-Diagramme für zeitabhängige Aufgabenplanung in komplexen Projekten.

- Timeline View und Calendar View: Organisieren Sie karten chronologisch und prüfen Sie potenzielle Planungskonflikte.

2.2 Verwendung von Swimlanes

- Schritt 1: Definieren Sie Kanban-Swimlanes, um Karten sowohl vertikal als auch horizontal zu gruppieren und verschiedene Kategorien zu repräsentieren.

3. Optimierung der Informationsverwaltung

3.1 Implementierung von Card Relations

- Schritt 1: Erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen Karten, um große Aufgaben in kleinere aufzuspalten und deren Reihenfolge festzulegen (Eltern-Kind, Nächste-Vorherige Beziehungen).

3.2 Nutzung der Card Templates

- Schritt 1: Definieren Sie vorkonfigurierte Kartenlayouts, um eine einheitliche Struktur und Effizienz bei der Erstellung neuer Karten sicherzustellen.

4. Verbesserung der Entscheidungsfindung mit Datenanalyse

4.1 Verwendung des Forecast Chart Views

- Schritt 1: Nutzen Sie das Prognosediagramm, um den Fortschritt eines Projekts zu überwachen und datenbasierte Vorhersagen zu treffen.

4.2 Analyse der Card Statistics

- Schritt 1: Greifen Sie auf die Kartenstatistik zu, um die Lebenszyklusphasen von Karten zu analysieren und visuelle Erkenntnisse zu erhalten.

5. Kommunikation und Kollaboration fördern

5.1 Verwaltung der Card Activity Stream

- Schritt 1: Überwachen Sie den Aktivitätenstrom der Karten, um Echtzeit-Logbuch aller Aktivitäten und Veränderungen zu verfolgen.

5.2 Dokumentenmanagement

- Schritt 1: Anhängen und Verwalten Sie Dokumente direkt innerhalb von Karten, integriert aus der SharePoint-Dokumentbibliothek.

Fazit

Mit KanBo können Unternehmen ihre Enterprise Information Management-Strategien effektiv und effizient realisieren. Durch die Nutzung strukturierter Workflows, visueller Darstellungstools und fortschrittlicher Kommunikationsmöglichkeiten ist sichergestellt, dass Informationen als strategisches Kapital genutzt werden, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, Innovationen zu fördern und betriebliche Effizienz zu steigern.

Glossar mit Einführung

Einführung in KanBo

KanBo ist eine allumfassende Plattform zur Organisation und Verwaltung von Arbeitsabläufen. Sie verbindet Unternehmensstrategien mit täglichen Aufgaben und optimiert dadurch die Effizienz und Transparenz. Dank der Integration mit Microsoft-Produkten ermöglicht KanBo ein übersichtliches und effektives Management. Diese Einführung erleichtert das Verständnis der Kernbegriffe und Funktionen von KanBo.

Glossar

- Hybrid Environment: KanBo bietet eine sogenannte hybride Umgebung, die sowohl lokale als auch cloudbasierte Instanzen unterstützt. Dies erlaubt Flexibilität bei der Datenverwaltung und erfüllt rechtliche sowie geografische Anforderungen.

- Customization: Im Gegensatz zu vielen SaaS-Lösungen bietet KanBo umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für Systeme vor Ort, um spezifische Unternehmensbedürfnisse zu erfüllen.

- Integration: Die tiefe Integration von KanBo in Microsoft-Umgebungen (sowohl lokal als auch in der Cloud) sichert nahtlose Benutzererfahrungen zwischen verschiedenen Plattformen.

- Data Management: Sensible Daten können lokal gespeichert werden, während andere Informationen in der Cloud verwaltet werden, was eine ausgewogene Datensicherheit und Zugänglichkeit gewährleistet.

- Workspaces: Der höchste Rang in der KanBo-Hierarchie, der verschiedene Bereiche wie Teams oder Kunden organisiert. Innerhalb der Workspaces können Ordner und Spaces zur weiteren Kategorisierung erstellt werden.

- Folders: Diese dienen der Kategorisierung von Spaces innerhalb von Workspaces und ermöglichen eine genaue Strukturierung und Verwaltung von Projekten.

- Spaces: Existent innerhalb von Workspaces und Ordnern, repräsentieren Spaces spezifische Projekte oder Schwerpunkte. Sie fördern die Zusammenarbeit und enthalten Karten (Cards).

- Cards: Grundlegende Einheiten in KanBo, die Aufgaben oder umsetzbare Elemente innerhalb von Spaces darstellen. Sie enthalten wichtige Informationen wie Notizen, Dateien und To-Do-Listen.

- Kanban View: Eine Art von Space-Ansicht, die Aufgaben in Form von Karten darstellt, die durch verschiedene Stadien des Arbeitsprozesses bewegt werden können.

- Gantt Chart View: Stellt alle zeitabhängigen Karten in Form eines Balkendiagramms auf einer Zeitachse dar, ideal für komplexe, langfristige Planungen.

- Mind Map View: Eine grafische Darstellung der Beziehungen zwischen Karten, ideal zum Planen und Strukturieren von Aufgaben.

- Timeline View: Eine chronologische Darstellung von Karten auf einer horizontalen Zeitachse zur leichten Verwaltung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens.

- Calendar View: Zeigt Karten im traditionellen Kalenderformat an, um anstehende Aufgaben zu koordinieren und ein Arbeitsbelastungsmanagement zu ermöglichen.

- Card Status: Zeigt den aktuellen Zustand oder Status der Karten an, um die Organisation der Arbeit zu erleichtern und die Fortschrittsberechnung zu unterstützen.

- Card Relation: Beziehungen zwischen Karten, die Abhängigkeiten und die Reihenfolge der Arbeit darstellen.

- Card Template: Eine vordefinierte und wiederverwendbare Vorlage für die Erstellung von Karten, die Konsistenz und Zeiteinsparungen ermöglicht.

- Kanban Swimlanes: Horizontale Aufteilungen innerhalb der Kanban-Ansicht, die eine gleichzeitige vertikale und horizontale Gruppierung von Karten ermöglichen.

- Forecast Chart View: Eine Space-Ansicht, die Projektfortschritte und datenbasierte Prognosen visualisiert, um den Abschluss zu schätzen.

- Card Activity Stream: Ein Protokoll aller Aktivitäten und Updates einer bestimmten Karte für Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

- Card Documents: An Karten angehängte Dateien, die aus der SharePoint-Dokumentbibliothek stammen und innerhalb von KanBo bearbeitet werden können.

Dieses Glossar bietet eine klare und prägnante Erklärung der wesentlichen KanBo-Begriffe und -Funktionen, die für eine effiziente Nutzung und Verständnis der Plattform unerlässlich sind.